Günümüzde bilişim teknolojileri, sağladıkları verimlilik ve maliyet avantajı gibi nedenlerle büyük bir hızla ilerlemektedir. Bu gelişmeler ışığında gelir idaresi (GİB); ekonomik aktiviteleri elektronik ortamda izleme, analiz etme, raporlama, elektronik ortamda denetim alt yapısını oluşturma, kâğıt defter ve belge kullanımından kaynaklanan maliyetleri azaltma, belgelerde standart formatı oluşturma, mükelleflerin işlem yapma hızını artırma, mükelleflerin vergi kanunlarına uyumlarının artırılması ve kayıt dışılığın izlenerek önlenmesi amacıyla, yasal mali belgelerin elektronik ortamda elektronik belge olarak oluşturulmasına, düzenlenmesine, iletilmesine, muhafazasına ve ibrazına ilişkin idari düzenlemeler yapmıştır. Bu alanda son yıllardaki en önemli gelişmeler biri de e-Defter uygulamasının hayata geçirilmiş olmasıdır.
Elektronik Defter (e-Defter); Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin idari düzenlemelerle belirlenen format ve standartlara uygun biçimde elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkân tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür (GİB).
Teknolojinin geldiği aşama itibariyle ülkemizde, küçük büyük fark etmeksizin işletmelerin tamamı muhasebe kayıtlarını bilgisayar ortamında tutmaktadırlar. Bu kayıtların denetimi denetçiler tarafından çoğunlukla geleneksel yöntemlerle yapılmaktadır. Denetimlerde verinin hazırlanması, işlenmesi, denetim usullerinin uygulanması ve raporlanması çoğunlukla denetçi (veya meslek mensupları) tarafından manuel olarak yapılmaktadır.Oysa modern bir denetim programından beklenen, denetim süreçlerini baştan sona elektronik ortama taşıması ve herhangi bir uzman müdahalesine ihtiyaç duymadan direkt olarak çalışarak, işletme sahip ve yönetimlerine raporlama yapabilmesidir.
Çok genel bir tanımlama ile elektronik denetim (e-Denetim), denetimle ilgili iş ve işlemlerin elektronik ortamda gerçekleştirilmesidir. Günümüzde geleneksel denetim sürecinin veri girişi, veri toplama ve derleme, listeleme, analiz etme ve raporlama gibi aşamalarının bir kısmı elektronik ortama taşınabilmiş olsa da henüz özellikle analiz ve raporlama aşamalarını tamamen elektronik ortamda gerçekleştirebilen bir çalışma bulunmamaktadır.E-Defter tutan mükellefler açısından faydalı bir e-Denetim programının en azından aşağıdaki özelliklere sahip olması gerekmektedir:
- Tamamen e-Defter verileri üzerinden çalışmalı.
- Uzman personele ihtiyaç olmadan denetim faaliyeti icra edebilmeli.
- Uzman personele ihtiyaç duyulmadan raporlama yapabilmeli.
- Veri girişi, veri toplama ve derleme, analiz ve raporlama gibi uzun sürede gerçekleştirilebilen denetim süreçlerini tek aşamada, hızlı bir şekilde sonuçlandırabilmeli.
Vergi incelemelerinin mükellefler tarafından üretilen e-defter, e-fatura, kayıt saklama verileri gibi elektronik veriler kullanılarak daha etkin ve kısa sürede tamamlanabilmesi amacıyla VDK bünyesinde Vergi Denetim Analiz Sistemi (VDK-VEDAS) adı altında bir e-Denetim analiz sistemi geliştirilmiştir. Bu yazılım sayesinde elektronik vergi denetimi yapılmaktadır.
e-Denetim altyapısının ve VDK-VEDAS yazılımının geliştirilebilmesi amacıyla e-Denetim teknikleri kullanılarak tamamlanabilecek vergi incelemeleri planlanmakta ve gerçekleştirilmektedir. VDK-VEDAS yazılımına bütün Vergi Müfettişleri tarafından rahatlıkla kullanılabilecek standart analizler kazandırılmış, standart analiz çeşitliliğini artırmaya yönelik proje ekiplerinin çalışmaları uygulamaya aktarılmaktadır. Ayrıca VDK nın e-Denetim kapasitesinin geliştirilmesi kapsamında, Vergi Müfettişlerinin yapmış oldukları incelemelere ilişkin mükelleflere ait e-deftere anlık erişebilmeleri için GİB ile birlikte yapılacak işlemler belirlenmiş ve yapılması gereken çalışma tamamlanmıştır (VDK 2018 Faaliyet Rp. s.36).
e-Defter kapsamına giren mükelleflerin aylık olarak oluşturdukları e-Defteri ya ilgili ayı takip eden üçüncü ayın sonuna kadar ya da geçici vergi beyannamelerini verme süreleri (üç aylık süreyi takip eden ikinci ayın on beşine kadar) içerisinde, mali mühürle değiştirilemez hale getirdikten sonra GİB in sitesinden berat alarak onaylatmaları gerekmektedir. Böylece söz konusu defterler bir daha üzerlerinde değişiklik yapılamaz hale gelmektedir. Defterlerin bir örneği de ya mükellefin anlaşmalı olduğu entegratör firmada ya da GİB2nın bilgi işlem sistemlerinde 10 yılı boyunca muhafaza edilecek ve gelir idaresi/denetim elemanları ihtiyaç duyarsa mükelleften veya entegratör firmadan defterleri temin edebilecektir.
Bugüne kadar GİB tarafından, e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının saklanmasına yönelik olarak hiçbir özel entegratör kuruluş yetkilendirilmemiş olup saklama hizmeti yalnızca GİB tarafından ücretsiz olarak sunulmaktadır. 2020 ve 2021 dönemlerine ilişkin e-Defterlerin GİB in Bilgi İşlem Sistemine nasıl aktarılacağına ilişkin duyurular “edefter.gov.tr” internet adresinden yapılmaktadır.
Kapsama giren mükellefler tuttukları e-Defterleri, saklama hizmeti veren özel entegratörler ise sistemlerindeki e-Defterleri yetkili birimler (denetim elemanı, vergi dairesi vb.) tarafından istenildiğinde ibraz etmek üzere 10 yıl boyunca muhafaza etmek zorundadırlar.
19.10.2019 tarihinde yayımlanan 3 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği uyarınca;
- Mükellefler e-Defterlerini, elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişleri ve ilgili berat dosyalarını elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.
- e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur.
- Özel entegratörler, saklama hizmetini verdikleri mükelleflere ait e-Defterlerin bütünlüğünden, güvenliğinden, gizliliğinden ve Başkanlığın (GİB) ve Genel Müdürlüğün uzaktan erişimine imkan sağlamaktan sorumludurlar.
- e-Defter ve berat dosyalarının yetkili makamlara ibrazı öncelikle ilgili mükelleften yazılı olarak istenecektir. İlgili mükellef tarafından e-Defter dosyaları ile beratlarının yazılı talebe rağmen yetkili makamlara ibraz edilmediğinin veya edilemediğinin tevsikini müteakip, özel entegratörden Başkanlık aracılığı ile ya da muhafaza işleminin Başkanlık sistemlerinde yapılması halinde ise Başkanlıktan, resmi yazılı talepte bulunularak ilgili e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının ibrazı istenebilecektir. Bu suretle Başkanlık aracılığı ile özel entegratörden e-Defter dosyaları ve beratlarının ibrazı talep edildiğinde, ilgili özel entegratör ivedilikle (her hal ve şartta talebin tebliğ tarihinden itibaren 15 günlük süreyi aşmayacak şekilde) Başkanlığa talep edilen e-Defter ve berat dosyalarını ibraz etmek mecburiyetindedir.
- e-Defter uygulamasına dâhil olanlar, özel entegratörler ve uyumluluk onayı verilen yazılım firmalarının, bilgi işlem sistemini oluşturan yazılım, donanım, dosya, dokümantasyon ve benzeri unsurları, hiçbir şekilde kısmen veya tamamen denetim elemanlarının veya Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığınca görevlendirilecek personelin erişimini ve denetlemesini engelleyecek bir sözleşme veya lisansa konu edemez.
- Başkanlık tarafından gerçekleştirilen berat onay işlemi, ilgili defterlerde yer alan kayıtların içerik ve gerçeğe uygunluk denetimi anlamına gelmemekte ve herhangi bir vergi incelemesini veya diğer incelemeleri ifade etmemektedir.
Hemen E-Defter , vergi ve muhasebe denetimi alanında, tüm bu denetim aşamalarını birleştirerek eş zamanlı olarak çok kısa bir sürede gerçekleştirebilen ve kullanıma hazır rapor sunabilen bir e-Denetim programıdır. Hemen E-Defter, e-Defterler üzerinden yaptığı elektronik denetimle öncelikle mükelleflerin muhtemel risklerini öğrenerek hatalarını gidermesini ve atladığı vergisel fırsatlar varsa bunları değerlendirebilmesini amaçlamaktadır.
Bilişim teknolojilerindeki gelişmelere bağlı olarak GİB ve Vergi Denetim Kurulu (VDK) da vergi denetimlerine yönelik elektronik denetim projelerini hayata geçirmişlerdir. Bu bağlamda zaman içerisinde VEDOP, e-VDO, MERAK, KDVİRA, Önceden Hazırlanmış Kira Beyanname Sistemi, Bandrollü Ürün İzleme Sistemi, elektronik yoklama, VDK-RAS (VDK-Risk Analiz Sistemi) ve VDK-VEDAS (Vergi Denetim Analiz Sistemi ) gibi çok sayıda elektronik vergi uygulaması ve e-Denetim çalışması yapılmış ve uygulanmıştır. GİB ve VDK son yıllarda özellikle e-Fatura ve e-Defter uygulamaları üzerinden elektronik denetim yapabilmek amacıyla yoğun bir çaba içerisindedir.