Gelişen teknolojiler, hayatın her alanında olduğu gibi kamu hizmetlerine harcanmak için hükûmetin, yerel yönetimlerin yasalara göre doğrudan doğruya veya bazı malların fiyatlarının üstüne koyarak dolaylı yoldan herkesten topladığı para olarak tanımlanan verginin de toplanması noktasında etki etmesi kaçınılmazdır. Günümüzde artık mükellefler ödemelerini ellerindeki telefon veya bilgisayar üzerinden rahatlıkla yapabilmekte, borçlarını görebilmekte veya yapılandırabilmekte, çeşitli başvurularını bu kanallardan yapabilmektedir. Tüm bunlar olurken “ödenmesi gereken verginin doğruluğunu tespit etmek, araştırmak ve sağlamak olarak tanımlanan” vergi incelemesinde maksadın bu teknolojik gelişmelerin dışında kalması düşünülemez. Bu konuda Maliye bakanlığının geçmişten gelen bir teknik ve hukuki altyapı oluşturduğu aşikardır. Mükelleflere ilişkin tüm mali veriler Gelir İdaresinin uhdesindedir. Ayrıca ( e-) elektronik ile başlayan tüm uygulamalar da mükelleflerin hayatını kolaylaştırma, işlem maliyetlerini azaltmanın yanında, Maliye Bakanlığının elektronik veriler üzerinde analiz ve inceleme kabiliyetini ve imkanını da artırmaktadır. e-defter, e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye vd. buna örnek olarak verilebilir.
Konumuzla ilgili spesifik olarak ele alacağımız e-Defter; “Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.” Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak 13.12.2011 Tarih ve 28141 Sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 1 sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile elektronik defter (e-defter) yürürlüğe girmiş bulunmaktadır.
Yakın bir tarihte olan gelişmelerin ışığında diyebiliriz ki bu elektronik- ile başlayan uygulamalara bir yenisi daha eklenecektir. Bu da e-denetim/e-vergi incelemesi. 3 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ uyarınca; “e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur. e-Defter ve beratların teknik yeterliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta saklama izni verilen özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde muhafaza usulü ile muhafaza edilmesi sürecinde e-Defter uygulamasına dâhil olan mükellefler ve özel entegratörler tarafından uyulması gereken genel, gizlilik ve güvenliğe ilişkin usul ve esaslar, Başkanlık tarafından hazırlanarak edefter.gov.tr adresinde yayımlanan “e-Defter Saklama Kılavuzu”nda açıklanır. e-Defter ve berat dosyalarına ait ikincil kopyalarının bu fıkra uyarınca muhafazası için gerekli yükleme işlemlerinde bu Tebliğin (4.3.4) numaralı fıkrasında belirtilen süreler dikkate alınır.” Yapılan bu düzenleme ile, e-defter tutan mükelleflerin, e-defterlerini özel entegratörler veya Gelir İdaresi Başkanlığı bilgi işlem sistemine yükleme zorunluluğu getirilmiştir.
Maliye Bakanlığı artık e-defter kayıtlarına sadece mükelleften defter belge ibrazı şeklinde değil, özel entegratörler üzerinden veya Gelir İdaresi Başkanlığına yüklenecek defterlerden de erişebilecektir. 3 nolu e-defter tebliğ’in 4,4.4.1.f bölümünde; “Başkanlıktan e-Defter saklama hizmeti konusunda izin alan özel entegratörler, saklama hizmeti verdikleri mükelleflere ait e-Defter dosyaları ve beratları ile bunlara ilişkin bilgileri, mükellefin yazılı izni olmaksızın Başkanlık ve Genel Müdürlük dışında üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Özel entegratörler, saklama hizmetini verdikleri mükelleflere ait e-Defterlerin bütünlüğünden, güvenliğinden, gizliliğinden ve Başkanlığın ve Genel Müdürlüğün uzaktan erişimine imkan sağlamaktan sorumludurlar….” düzenlemesi ile bakanlığın uzaktan ve anında vergi ve muhasebe denetimi yapabileceği bir döneme girmiş bulunuyoruz.
Bakanlık bu düzenleme ile artık beratları alınmış ve kesinleşmiş, üzerinde değişiklik yapılamayacak olan e-defterlere, entegratörleri aracı kılarak uzaktan erişim sağlayabilecek, e-defterler üzerinde sessiz sedasız belirli konularda, sektörlerde analizler yapabilecek ve sonucunda da mükellefler hızlı bir şekilde vergi incelemesine sevk edilebilecek veya izaha davet edilebileceklerdir.
Tüm bunlar göstermektedir ki, e-defter tutan veyahut yeni tutacak mükellefler yapılan kayıtların değiştirme imkanı çok kısıtlı olduğundan daha titiz, zamanında, dikkatli ve sektörel veya konu bazlı incelenme riski ile her an karşı karşıya kalabileceğini de göze alarak tutmak zorundadır. Aksi halde, eskisinden daha fazla müfettiş veya vergi dairesi ile karşılaşması kaçınılmazdır.